こんにちはユレオです。
皆さんブログ運営をされていたり仕事を進める中で、何か書類を作成することがあるかと思います。
そうした書類を書くのは得意ですか？書類作成能力に自信がありますか？
私はブログ運営を始めてから様々な本を読んだり自己流で文章や文書等の書類作成の方法について学んできました。
「文章と文書の違い」
文章も文書も文字を使って書き記したものであるという点では差異がありませんが「文章」は特に「文を連ねてまとまった話題を表現するもので、散文形式であるもの」を指し示したいときに使い、「文書」は、「書籍、書類、書状、証文」などの書き物の総称として使います。
その為、私が考えている「文章が上手く書ける方法」は世間から見て必ずしも正解かどうかは分かりません。
ただ、私の個人の視点では以前書いた自分の記事と現在の記事では明確な差を感じており、どうしてこのような差が生まれたのかということをいろいろと考えを巡らせてみました。
本日はブログ運営や仕事でも役立つと「文章をうまく書けるようになる方法」についてお話したいと思います。
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◆記事の目次◆
「文章」は書くことを怖がってはいけない
私は文章や書類を書くことについて師匠がいるわけではありません。
文章を書くことを「誰かから学ぶ」という行為はおそらく高等教育までしか行っておらず、大学や社会人になってから誰かから学ぶということをしてきませんでした。
当然多くの人が私と同じような境遇で、文章や文書等の書類作成の師匠がおられる方はほぼおられないでしょう。
そんな独学で学んできた私ですが、このブログ運営を行ってきたことで「何をどのように書けば伝えたいことが伝わるのか」ということが見えてきた気がします。
私自身まだまだ成長の余地があると感じており、学ぶべきことは山積みです。
しかし、ここで委縮してしまい、文章や文書等の書類作成を止めてしまうと成長の機会が失われます。
少なくとも、文章をうまくなるためには「ひたすら書き続ける」行為が最も効果があります。
文章を書く勉強はアスリートのトレーニングと似ており、足が遅いと笑われても走り続ければやがて成長しますが、笑われて止めてしまえばそこで成長が止まります。
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書いた文章は誰かに読んでもらうことが成長につながる
日記でない限り基本的にブログ記事や書類は「誰かに読んでもらう」為に書いています。
つまりブログ記事や書類の存在意義は「他人に読まれること」であるわけですから、主眼を置くのは自分の目線ではなく、読む人の目線です。
ただ、会社の書類とは異なり、ブログ記事はどのようのな方が読まれるかはしぼり切れません。
その為、不特定多数の方が読まれることを想像しながら書くことを意識する必要があります。
重要なのは誰かに読まるということで、文章の主眼を読者の視点と考えれば、今書いている文章が読んでいる人に伝わるのかという考えに至ります。
よくある失敗として主語が抜け落ちたり、代名詞（「これ・それ・あれ・どれ」）である「こそあど」が乱発する文章です。
「こそあど」
現代における話し言葉の「指示する語」の体系の名称。話し手との関係によって近称・中称・遠称・不定称に分類され、それぞれの語頭に「こ・そ・あ・ど」という共通する部分があることから名付けられた。「これ」「それ」「あれ」「どれ」、「こう」「そう」「ああ」「どう」、「こんな」「そんな」「あんな」「どんな」、「この」「その」「あの」「どの」などのように、代名詞・副詞・形容動詞・連体詞にまたがる。引用元：大辞林 第三版
文章を書くときに自分に主眼を置くか読む人に主眼を置くかを意識するだけで伝わり方が大きく異なります。
「5W2H」や「PREP法」等の文章構成力を身につける
ブログ記事や書類を書く上で気をつけるべきこととして、記事を分かりやすく伝える為の構成や、主眼を読者の視点にすることが文章で伝えるという行為において重要だとお話してきました。
主眼を読者の視点にして文章を書くことをより論理的に考えるにはどうすればよいのでしょうか？
これについてはいくつもの方法がありますが、その一つとして「5W2H」を活用して文章の具体性と伝えたい内容を明確にするというのはかなり有効です。
【「5W2H」とは】
5W1H（When、Where、Who、What、Why、How）という6つの疑問詞については中学校で英語の文法で学んだかと思いますが、そこにHow muchを加えた7つが「5W2H」なのです。5W2Hの要素を加えて相手に伝達することによって、ビジネスシーンにおける報連相の具体性がグッと高まります。それぞれの意味・役割については以下の通りです。
疑問詞
意味
役割
When
いつ？
時間の要素。期限、時期、期間など
Where
どこで？
場所の要素。待ち合わせ場所や現場、訪問先など
Who
誰が？
人の要素。担当者や責任者、プロジェクトメンバーなど
What
何を？
内容の要素。仕事内容や依頼内容など
Why
なぜ？
理由の要素。仕事の理由や目的、意義など
How
どのように？
方法の要素。方法や手段など
How much
いくらで？
費用の要素。コストや売上、損失など
これから報連相を行う際は、上記の要素を含めることを心がけましょう。「いつ、どこで、誰と、何を、なぜ、どのように、いくらで」を明確にすることができれば、伝えるべき情報を抜け漏れがなくなります。そして聞き手としても、情報が非常に整理されているので内容の理解が深まるのです。
またPREP法を利用するのも有効です。
PREP法は最初に結論を伝え、次にその理由を説明して事例で理由を補強し、最後に結論を再度提示するストーリーを展開する方法です。
【「PREP法」とは】
PREP法は主にビジネスシーンで用いられる文章構成方法であり、簡潔かつ説得力のある文章を作成する際に用いられる。
PREP法における「PREP」とは以下のP＝Point（結論）
R＝Reason（理由）
E＝Example（事例、具体例）
P＝Point（結論を繰り返す）の頭文字を取っている。最初に結論を伝え、次にその理由を説明、事例で理由を補強し、最後に結論を再度提示するストーリーを展開する。
PREP法の一番の特徴は結論を最初に述べることであるが、これは話の聞き手側の集中力が最も強いのが開始直後の30秒程度であることから、最も強調したい事柄を最初に話し、強く印象付けることで説得力のある文書やプレゼンテーションを構成することが出来るからである。また、冒頭に結論、つまり要点を持ってくることにより、何についての文書やプレゼンテーションなのかを聞き手側が把握しやすくなる。また、冒頭で内容をイメージ出来るかどうかでその後の内容の理解度も変わってくる。加えて、忙しいことが多いビジネスシーンでは結論を先に求められる場合が多いことからPREP法はビジネスシーンに適している。
PREP法はブログの読者にとっても短時間で読むことが出来て、記事の冒頭で記事の内容が把握していただけるので、最後まで読んでいただける可能性が高まります。
主眼を読者の視点にすることというのは一見難しそうに思えますが、こうした論理立てられた考えというものも存在し、それをきっちりと学ぶことは有効です。
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表現を豊かにするために言葉を知り「語彙力」を身につける
分かりやすく伝える方法はなんとなく分かりましたが、では魅力ある良い文章を書くためにはどうすればよいのでしょうか？
これも様々な考え方が答えがある為一概には言えませんが、一般的には語彙力を身につけるというのは有効な手段です。
何かを伝える時や説明する時に、その記事の内容やテーマにそった言葉を選ぶことが出来れは、よりわかりやすくて伝えることができます。
語彙力がある人と語彙力が無い人との差を説明する画像として、わかりやすくて面白いものがあります。
これをみると「語彙力のある/なし」で構成できる文章には大きな差が生まれることが容易に想像が付きます。
例えば今私は記事を夜中に書いているのですが、これを文章にした場合でもいくつかの表現が行えます。
- 私は〇〇のことを知りたいと感じて、明け方まで調べた。
- 私は〇〇について探究心が刺激されて、没頭してるうちに気づくと朝になってた。
両方とも同じ内容ですが、書く記事の内容にそって言葉を選ぶことが出来るというのはブログ記事や書類書く上で強みになります。
語彙力を身につけるには個人的には活字本を読んだり新聞を読むと言った事ぐらいしか思いつきませんが、これらを継続して続けるだけでもかなり有効であると考えています。
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語彙力を身につけて伝える力を高めることは個人の評価につながる
語彙力を高めて言葉や文字で思考や思想を伝えるのは重要であることが分かったと思います。
そして、これらの能力がブログ記事や書類を通してあなたの評価につながるということを考えたことはありますか？
例えば仕事で何かの新商品のアイデアを考えて企画書を作成したとします。
新商品のアイデアは素晴らしいもので、この世に無い斬新な企画に違いはありませんでした。
しかし、伝える技術や能力が低くいと「素晴らしいアイデア」が伝わらず、「有象無象のアイデア」として扱われます。
そして、残念なことに「素晴らしいアイデアを考える能力」を持つ人よりも、「伝える能力」が長けた人の方が評価されることもしばしばあります。
素晴らしいアイデア（90点） + 「伝える」能力（40点） ＝ 130点
そこそこ良いアイデア（70点） + 「伝える」能力（80点） ＝ 150点
伝える能力というのは個人を評価するうえで大きなウェイトを占めており、書類一つで見も知らぬ相手から評価を下されることは多々あります。
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最後に
ここまでブログ運営や仕事でも役立つと「文章をうまく書けるようになる方法」についてお話ししてきました。
- 文章がヘタと笑われようが気にする必要はない。1文字書くごとに必ず成長できる。
- 誰かに読まれることを意識して文章の主眼を読者の視点と考える。
- 「5W2H」や「PREP法」を活用して文章や文書等の書類作成するように意識する。
- 本を読むことで語彙力が身に付き魅力ある良い文章が書けるようになる。
- 文章は個人を評価する重要な判断基準となると意識する。
文章力を身につけて魅力的なブログ記事や書類を作成する方法は幾通りもあるかと思いますが、今現在の私の考えとして上記のようなことが上達への近道だと考えています。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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